Lorsqu’on part en séminaire professionnel de plusieurs jours avec ses équipes, on a besoin de réserver des chambres d’hôtel. Mais on ne choisit pas cet hôtel comme on choisit celui pour ses vacances personnelles.
Le choix diffère totalement car les besoins sont bien distincts. Et un mauvais choix pourrait transformer ce qui devrait être une expérience productive, créative et fluide en un véritable casse-tête.
Nous vous détaillons ces fameux critères essentiels pour bien choisir son hôtel dans un cadre business.
1. Localisation : un critère stratégique
La localisation est sans conteste le premier point à vérifier.
Si vous devez assister à une réunion, une conférence précise ou un salon dans votre domaine, alors vous aurez un périmètre restreint et devrez opter pour un hôtel proche du lieu de l’événement. Cela vous permettra de gagner du temps sur les trajets et d’éviter les imprévus liés au trafic ou aux transports en commun.
Ou peut-être avez-vous le choix, dans ce cas là vous pouvez opter pour une région assez agréable afin de satisfaire vos équipes.
Assurez-vous également d’avoir un hôtel bien desservi par les principaux moyens de transport, comme les gares ou les aéroports. Une station de métro ou un arrêt de bus à proximité peut aussi s’avérer très utile pour vos déplacements sur place.
Enfin, vérifiez la présence de restaurants, de services ou de commerces à proximité pour faciliter vos soirées ou vos besoins urgents.
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Mais un hôtel bien situé ne vous garantit pas que ce soit le meilleur pour vos besoins.
2. Un hôtel adapté à la réception d’événements professionnels
Il existe une multitude de lieux résidentiels pour des séminaires professionnels : domaines, châteaux, gîtes, villas et bien sûr les hôtels. Vous pouvez donc décider d’organiser tout votre séminaire de A à Z dans un seul et même lieu. Il s’agit par exemple de domaines ayant beaucoup de chambres, des salles et de l’espace en extérieur pour des activités. A vous de savoir et déterminer si c’est ce que vous désirez ou non.
Mais en ce qui concerne les hôtels, tous ne disposent pas de salles de réception et de réunion. Ces espaces événementiels privatisables permettent d’avoir un lieu tout-en-un et de bénéficier en même temps des services de l’hôtel (accueil, petit déjeuner, maintenance éventuelle de l’équipement technique).
Pensez donc bien à vérifier que l’hôtel propose bien ces espaces si vous avez un besoin en réunion, conférence, cocktail, etc.
3. Les équipements essentiels pour les voyageurs d’affaires
Quand on voyage pour affaires, certains équipements sont indispensables pour garantir un séjour productif. Tout d’abord, un Wi-Fi rapide et stable est crucial. N’oubliez pas de vérifier si le service est gratuit et disponible partout dans l’hôtel, car travailler dans un lobby surchargé n’est jamais idéal.
Concernant les espaces de réunion, vérifiez bien les éléments suivants :
- Y a-t-il une source de lumière naturelle ? De nombreuses salles n’ont qu’un éclairage artificiel.
- Nombre de places assises et debouts,
- Vidéoprojecteur ou écran connecté
- Microphones
- Hauts-parleurs (davantage utile pour une conférence)
- De nombreuses prises électriques ou port USB pour recharger les appareils
Ensuite, un bon espace de travail dans la chambre est un vrai plus : un bureau confortable, bien éclairé et avec des prises facilement accessibles peut faire toute la différence.
Bien que vous soyez en déplacement pour le travail, il est important de bénéficier d’un environnement de détente et de confort. La qualité de la literie est essentielle pour vous permettre de bien récupérer après des journées intenses.
Certaines options comme les salles de sport ou les espaces de bien-être (spa, piscine) sont aussi à considérer si vous voulez vous détendre entre deux réunions.
Sur le plan de la restauration, des services adaptés aux professionnels peuvent être un véritable atout : room service en dehors des horaires habituels, petit-déjeuner disponible très tôt, voire la possibilité de commander des repas légers pour vos sessions de travail.
Enfin, certains services spécifiques comme la réservation de taxis, la blanchisserie express, ou encore des conciergeries spécialisées pour les professionnels peuvent faire la différence.
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4. Le budget : trouver le meilleur rapport qualité/prix
Trouver un hôtel avec un bon rapport qualité/prix est une priorité, surtout si vous voyagez souvent. Les tarifs varient en fonction de la localisation, de la période et des services offerts. N’oubliez pas de vérifier les offres spéciales pour les professionnels, ainsi que les tarifs dégressifs si vous prévoyez un séjour de longue durée.
Un autre point à considérer est l’existence de programmes de fidélité. De nombreux hôtels proposent des avantages pour les clients réguliers, tels que des surclassements ou des services offerts, ce qui peut représenter une belle économie sur le long terme.
Conclusion
Pour être sûr de ne pas regretter votre choix d’hôtel pour votre séjour professionnel, posez-vous les bonnes questions concernant la localisation stratégique, les espaces de réunion et de réception, les équipements nécessaires au travail, le confort général ou encore le rapport qualité/prix. Un petit coup d’œil sur des plateformes pour voir l’avis des autres voyageurs peut aussi s’avérer utile.
En anticipant ces éléments, vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos objectifs professionnels. Et surtout, n’oubliez pas de réserver en avance pour profiter des meilleurs prix !